ده پیشنهاد برای راهبران کسب‌وکار، زمان ساخت محیط کار خلاق

Kursty Groves، برگردان: ریحانه زندیان ، ۱۳۹۹/۰۲/۲۴

1

کرستی گرووز[1] طراح، استاد دانشگاه، مشاور نوآوری و استراتژیست طراحی فضای کار است. او تاکنون به‌عنوان استراتژیست طراحی فضا کار برای دفاتر کمپانی‌های بزرگی مانند گوگل و اوبر برنامه‌ریزی و طراحی کرده است. کِرستی معتقد است که فضای کالبدی محیط کار می‌تواند مشوق یا بازدارنده‌ی نوآوری افراد، رفتارها و فعالیت‌های مورد نیاز خلاقیت باشد. او با توجه به تجربه‌ی بیست ساله‌ی خود در این حوزه، در یادداشتی با عنوان «۱۰ پیشنهاد برای راهبران، زمان ساخت محیط کار خلاق»[2] به معرفی مهمترین مواردی می‌پردازد که راهبران شرکت‌ها نیاز دارند تا در ایجاد فضای کار خلاق و نوآور به آنها توجه کنند.[3]

۱. به افراد آزادی این را بدهید که جای کار خود را انتخاب کنند.

محیط می‌تواند ابزار بسیار تاثیرگذاری در ایجاد ذهنیت مناسب برای حل مسئله و تفکر خلاق باشد. اما نشستن در یک مکان ثابت در همه‌ی روز‌های کاری، برای حمایت از کارهای مختلفی که افراد قرار است انجام دهند چندان مناسب نیست. پس لازم است تا با فراهم کردنِ یک فضای مشترک برای همه‌ی تیم و در کنار آن ایجاد چینش‌های متفاوتی که افراد بتوانند بسته به نوع کاری که انجام می‌دهند از بین آنها انتخاب کنند، بین نیاز به احساس «در خانه بودن» و نیاز به پرداختن به کارهای متنوع، تعادل برقرار کرد.

۲. در فراهم کردن فضا‌های کار مشترک کم‌کاری نکنید.

وقتی با محدودیت در فضا مواجه هستید، درباره‌ی چگونگی حفظ فضا برای قرارهای رسمی و غیررسمی خلاقانه فکر کنید. ایجاد روحیه‌ی شکل‌گیری و رشد خلاقیت بین همکاران، زمانی آسان‌تر می‌شود که آن‌ها فرصت‌های فراوانی برای گفت وگو درباره ایده‌ها و فکرهایشان داشته باشند. به‌جای این‌که فضاهای کار را با قرار دادن میزهای بیشتر پر کنید، به‌دنبال راه‌هایی باشید تا با چیدمان دوباره‌ی فضا، جایی برای دور هم جمع شدن ایجاد کنید. حواستان باشد که گوشه‌ای دنج و صمیمانه با تعدادی کاناپه، یا فضایی شبیه به کافه، می‌تواند فضای بسیار کمی را اشغال کند و لزوما اتاق‌های کار مشترک نیازی به داشتن فضایی بسته با چهار دیوار ندارند و می‌توانند در یک فضای باز باشند.

۳. بودجه ایجاد فضا‌های نوآوری را محدود کنید.

برای ایجاد فضاهای خلاق موفق، نیازی به صرف هزینه‌های هنگفت نیست! بسیاری از فضاهای هیجان‌انگیز می‌توانند با استفاده از مبلمان‌ها و وسایل بازیافتی ساخته شوند. وقتی طراحان محدود به بودجه‌ی مشخصی می‌شوند، زیرکانه‌تر و خلاقانه‌تر عمل می‌کنند و به دنبال آن نتایج جالب‌تری به دست می‌آورند. بسیاری از فضاهای ملاقات در دفتر زوریخ شرکت گوگل توسط گروه‌هایِ داخلی طراحی شده‌اند که برای دفاتر خود از کابین‌های اسکی و خانه‌ اسکیموهای سفرهای اکتشافاتی قطب جنوب استفاده کرده بودند.

۴. مشوق رقابت‌های دوستانه باشید.

توانمندسازی افراد برای طراحی و چیدمان فضاهای کاری خود، باعث افزایش هیجان و انگیزه‌ی آن‌ها در عین دستیابی به استانداردهای بالا می‌شود. انتخاب تعدادی از مکان‌ها که مشتریان در آن‌ها رفت ‌و آمد نمی‌کنند (مانند توالت‌ها که فضای خوبی برای شروع هستند) و انتخاب موضوعی کلی نیز راه‌حل بسیار خوبی برای کاهش احساس هراس از اشتباه کردن در بین افراد است. در این شرایط کارکنان می‌توانند برای چیدمان فضای کارشان فعال باشند. با به‌کارگیری این راه‌حل، از آنچه افراد می‌توانند به‌دست آورند شگفت‌زده خواهید شد.

۵. ارتباطات را مهندسی کنید. (از غذا به‌عنوان طعمه استفاده کنید.)

بسیاری از ایده‌های خوب تصادفی ساخته و به‌اشتراک گذاشته می‌شوند. این‌که امیدوار باشیم افراد بالاخره به‌نوعی ایده‌های ذهنی خود را با افرادی که با آن‌ها در ارتباط مستقیم نیستند (به‌طور مثال فردی خارج از گروه کاری‌شان) به‌اشتراک می‌گذارند، کافی نیست. پس مهم است که در طول روز فرصت‌هایی را برای افراد فراهم کنیم که طی آنها به‌طور تصادفی با یکدیگر در ارتباط قرار بگیرند. ایجاد مکانی برای غذا خوردن و نوشیدن یکی از بهترین راهکارها به‌منظور ایجاد این‌گونه ارتباطات است. چای یا قهوه‌ی رایگان و یا حتی صبحانه و میوه برای کارمندان می‌تواند از راهکارهای مناسب باشد. این غذاها به‌طرز تعجب‌آوری ارزان هستند اما می‌توان افراد را با آنها تحت تاثیر قرار داد.

۶. از «فضاهای بلااستفاده» برای ایجاد سرزندگی در فضای کار استفاده کنید.

راهروها و فضاهای گردشی معمولا به‌عنوان ابزارهایی برای برقراری ارتباط با افراد و ایجاد انگیزه و هیجان درباره‌ی شرکت نادیده گرفته می‌شوند. نصب چیزهایی مثل قطعه‌های هنری مهیج و جلب توجه کننده، محصولاتی که قرار است به زودی منتشر شوند، اخبار جدید بازار و یا اطلاعات درباره افراد شرکت، و یا حتی اطلاع‌رسانی برگزاری جلسات در این راهروهای پر رفت‌وآمد از راه‌هایی هستند که می‌توان از طریق آنها جو مناسب را ایجاد کرد. این موارد را مدام تغییر دهید تا همواره توجه افراد را جذب کنند.

۷. نوشتن روی دیوارها.

فرصت‌های متفاوتی را برای افراد فراهم کنید تا بتوانند ایده‌هایشان را بنویسند و آنها را روی دیوارهای شرکت با دیگران به‌اشتراک بگذارند. «تفکر اشتراکی» یکی از مهم‌ترین موارد در فرایند خلاقیت است که باعث می‌شود ایده‌ها در حین خلق شدن، توسعه پیدا کنند و دقیق شوند. این اقدام مهم برای توسعه‌ی ایده‌ها را نباید محدود به تعدادی تخته‌ی وایت‌برد در اتاق‌های جلسه‌ی در بسته کرد. درها و دیوارها را با رنگ‌های تخته سیاه رنگ کنید، همه‌ی سطوح ممکن را تبدیل به تخته‌ی وایت‌برد کنید و یا حتی به افراد اجازه بدهید روی پنجره‌ها هم بنویسند و مطمئن شوید که تعداد مناسبی ماژیک‌‌ و گچ‌ رنگی در شرکت موجود باشد.

۸. تغییر سرعت عملکرد در طول روزِ کاری را تسهیل کنید.

ذهن خلاق زمانی بهترین عملکرد خود را دارد که مسئله‌ای داشته باشد و سپس برای تامل درباره‌ی آن، به خود زمان بدهد. در کسب و کار، معمولا تمایل داریم تا با سرعت ۱۵۰ کیلومتر بر ساعت مشغول به کار شویم و در این بین، تنها برای خوردن کمی کافئین مکث کنیم. طراحی متفاوت فضا به افراد کمک می‌کند تا سرعت روند کاریشان را در طول روز کاهش دهند. این فرصت‌ها می‌توانند مسیر زیگ زاگ برای عبور و مرور (مثل استودیوی انیمیشن DreamWorks)، استفاده از آکواریوم (مثل دفتر Bloomberg)، ایجاد فضاهایی برای چرت‌زدن (دفتر P&G) و یا مکان‌هایی برای بازی کردن (مثل دفتر EA و LEGO) باشند که با تشویق افراد برای آهسته‌تر کردن روندکاریشان به آن‌ها مجالی برای تنفس می‌دهد تا بتوانند راحت‌تر و عمیق‌تر فکر کنند.

۹. مکان‌هایی را برای رهایی و آزادی عمل ایجاد کنید.

گاهی اوقات نیاز است تا برای خلاق بودن شلوغ باشیم. اما اغلب، مخصوصا با وجود سیاست‌هایی مثل تمیز نگه‌داشتن میزها، افراد احساس راحتی برای آزمایش ایده‌های خود نمی‌کنند. با فراهم کردن فضاهایی که گروه‌ها در آن بتوانند بدون اینکه وقفه‌ای در کارشان به وجود بیاید با هم کار کنند، به آنها اجازه می‌دهد آزادانه و بدون ترس از قضاوت‌شدن، آزمایش و تجربه‌ کنند.

۱۰. فرصت خارج‌شدن از محیط کار را به افراد بدهید.

خلاق‌ترین افراد هم در اکثر سازمان‌ها با خلاقانه‌ترین فضاهای کار، نیاز به خارج‌شدن از محیط را دارند. برای اینکه بدانیم یک تیم به تمرکز لازم رسیده است، باید گاهی از ارتباطات بیش‌ازحد دنیای بی‌سیم امروزی که به آنها عادت کرده‌ایم، دور شویم. این روش ایجاد تمرکز در هر صورت مفید خواهد بود: چه در فضای جلسات اتاق فکر و چه در فضاهایی برای جلسات کوتاه‌تر. تنها لازم است اطمینان حاصل کنید که فضا برای به چالش کشیدن تفکر مناسب باشد در آن قوانین بازدارنده‌ وجود نداشته باشند.

[1] – Kursty Groves

[2] Ten tips for leaders when building creative work environments

[3] اصل یادداشت در این آدرس قابل دسترسی است:

https://www.kurstygroves.com/single-post/2014/07/07/Ten-Tips-for-Leaders-when-Building-Creative-Work-Environments